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没错，当个上班族其实还是有“快捷方式”的。不过要先说的是，这并非是证书这类东西。多年来，大家都在炒作证书，好似你学历不好，花钱补个证书就可以前途光明。
毕业时手上有十几二十张证书的学生大有人在，让一些小朋友误以为自己多考些证书就能一帆风顺了。
但我得说，这个理念实际是错的。证书不过只是“门票”，让你在求职的第一关，也就是“简历筛选”时不被刷掉罢了，与能否“通过面试”，能否在一个单位“待下来”，甚至能否“出人头地”关联就不大了。
进了公司，领导才不会管你跟隔壁那位同时进来的同事谁的证书多，事实上也不太可能记得。
像我当主管时，我常常连下属是什么学校毕业的都记不得。当然，某些比较保守的单位可能还是会看学历证书来决定升职，但这也仅在两人能力极度接近时。
如果能力天差地远，学历的重要性在这时代恐怕也将越来越低了。我在前文提到，35岁前要想办法晋升到管理岗位，对大部分人而言，第一次的升职通常是最难的。
有快捷方式能让这件事情更简单吗？我的答案是“有”，而且还不太难。大部分人的第一份工作，若能把握几个重点，可以很轻易地凸显自己在工作岗位上的价值。
奇怪的事情在于，发现这快捷方式的人少之又少。主要是这几项技能学校几乎都不教，以至于大部分人根本不会，也没想过。
还有人甚至扭曲地认为，学校学的专业知识，或是学校推荐考的证书，就是自己的强项；又或是以为没日没夜地加班才是对公司的忠诚。结果完全是误会一场，这些其实很难凸显你跟隔壁同事的差异。
所以我想分享三件我觉得任何上班族都该会的东西。如果能在学校就先把这三项技能的基础打好，只要是办公室相关的工作，不管是银行职员还是工程师，你就会有可能会比其他同学过的平顺一些，会更快升到一个好位置。
Excel能力
掌握Excel 可以说是目前一般上班族最需要的一项能力。除非你在生产线或外勤单位，如果是有配发计算机的工作，这项能力是职场新人一定要会的技能。甚至讲极端些，在小公司，Excel 能力将最能凸显出你与其他人的差异。
数据整理、预算、进度表、分析、库存……Excel 工具其实广泛应用在各行各业中，是一般公司普遍用来处理复杂信息问题的第一步（Excel无法解决的才会试着找别的解决方案）。
换言之，若熟悉Excel，你将有能力简单且清楚地呈现复杂的信息，无论采用表格形式、图形形式，甚至做进一步分析。
可是职场新人对这部分的训练实在缺乏，先别谈制作公式这类进阶的运用，很多人根本没思考过Excel工作表制作的目的到底是什么。
我前几个月去一所大学帮忙评鉴毕业生的专题报告，学生们很明显缺乏这方面的训练。
比方说，Excel工作表没有名称，让人不知道这Excel 工作表到底是什么；Excel 工作表没有制作日期，不清楚他们假设的时间区段；金额没有千分位符号，或没有$的符号，或没对齐，让人难以阅读。这些看似我在吹毛求疵，其实都是专业与否的基本评价。
Excel工作表的制作目的，就是希望自己不亲自出现（或不用开口），别人也能清楚读懂，这在做报表给领导时尤其重要。
如果有能力把复杂的信息转换成清楚易读的Excel工作表格式，让别人轻松读懂，就让自己无须跟每个人解释内容，而省下的时间，就能做更多事情、达到更多成果，也是一种良性循环。
所以，通常未毕业的学生问我“毕业前要学什么技能”时，我会强烈建议他要有用Excel处理数据的能力。
这包含设计一个清楚易读的Excel工作表，包含了标题、日期、汇总正确的数字呈现格式、正确的符号、正确的缩排以及适合打印的宽度等。可能的话，买本Excel 的书，从头到尾读过一遍，其实是很有帮助的。
当然，这只是基本，更重要的是该学习使用公式、枢纽分析，甚至能使用宏写简单的VBA。
当领导需要你做出某种分析，Excel 的众多功能会帮助你很快解决问题，例如把多个Excel文件不同字段的数据组合、汇总、分类，然后变成一份新的文件。
若你会这些功能，就能更快地处理问题。试想想，同样一份数据整理的工作，你的同事需要花两天，你却只需要两小时且正确无误，谁会在领导心里留下好印象呢？
文件写作能力
这里说的文件，包含E-mail、会议记录、商业书信、进度报告、规格书、合约、提案书或商业计划等。
我之前在加拿大时，虽然念的是工程，但是学校开设了一堂特别的“必修课”，叫作技术文件撰写（Technical Writing ）。课程内容包含规格书、短篇报告、长篇报告、分析报告、简报、提案书的撰写，甚至写简历都教。
这东西为何很重要？对大部分的人，光是把一件事情的来龙去脉讲清楚就很难了。但更多人的问题在于：他们丝毫不觉得应该把心里想的东西写出来，他们想，我就当面报告，或是领导问时再汇报就好，为何要浪费时间写东西呢？
这其实是把自己放在了一个危险的位置。你不说，别人以为工作进行顺利，等到领导一问， 发现好像走偏时，他会怪你怎么没提早说；又或者就是领导答应了某些事情，可是缺乏文字确认，当对方忘记（或翻案）时，你就只能哑巴吃黄连；再或是你虽然在某些事情上思虑周详，可是没能清楚地把自己的想法传递给其他成员或主管，就会造成执行不利。
这些都是通过文字能预防的，尽量把工作的情况以文字的方式写下来。如果要跟领导讨论复杂的议题，一定要先提供文字的版本。
一来能让讨论聚焦，二来当你得通过文字写下自己的观点时，就得重新整理，确定自己的认知是否真的清楚。
文件整理能力
开始工作后，你会发现有很多文件需要重复使用，甚至日后别人会来跟你索取。所以若从工作开始的第一年就学会很好地管理文件，将有很大益处。
管理文件包含设计目录结构、存放方式、命名方式、版本管理以及备份机制。你若有一个自己的逻辑，你的档案就会好找，不会丢失，并能随时取用。
这尤其会影响紧急时刻领导对你的印象，比方说，领导要找某个之前别人传来的资料，你若翻箱倒柜后，两手一摊说我的找不到了，那他恐怕会很失望，甚至恼怒吧。
相反，当领导来问你一年前某个客户针对合约某项条文为何那样签订时，你能在二十分钟内，从计算机中找出相关的文件并告知几个版本的变迁原因，领导一定会对你刮目相看。
结论
大家看了可能会好奇，这些事情都很简单啊，真的是快捷方式吗？
试想想，在第一份工作时，大部分的人跟你可能毕业于差不多的学校，专业接近，有类似数量的证书，都是第一份工作，彼此对行业认知都差不多。
在这时期要用专业知识打败他们，其实是很难的。但你却在这三点上多用心，在每次办公室的混乱中都能全身而退，甚至让领导认同。
那么第一次的晋升，会落在谁身上呢？
